Een zakelijke dienstverlener raakte plotseling uit de running door een tia en had niets geregeld: wie zet zolang het bedrijf en de holding voort en met welke doelen? Teruggekeerd stelde hij vast dat dit eigenlijk onverantwoord was geweest en dat hierin nu met een goede regeling voorzien moest worden voor een eventuele herhaling van een dergelijke uitval. Voor de zaak èn de familie. Hoe fijn zou het zijn als u uw privé – zaken voor later en voor onverwachte situaties allemaal al geregeld zou hebben?
Het werk- de zorg voor onze praktijk, ons bedrijf, onze zakelijke relaties en cliënten- gaat àltijd voor. We hebben daardoor de neiging om het nemen van persoonlijke, belangrijke, maar ook lastige besluiten die ons zèlf betreffen voor ons uit te schuiven.
Het regelen van waarneming van zaken bij (geestelijke) afwezigheid en van opvolging in zaken door de volgende generatie is zo’n onderwerp dat alsmaar niet afgerond wordt. Besluiten over waarneming en opvolging spelen acuut bij arbeidsongeschiktheid, overlijden en bij conflict. Maar dienen daarom wel voordien al genomen te zijn. De urgentie neemt met het vorderen der jaren helaas alleen maar toe!
Het wordt nu wat rustiger, de kinderen zijn of gaan binnenkort uit huis, de strijd om het bestaan in ons leven is wel zo’n beetje voorbij en er lijken geen echte existentiële twijfels of bedreigingen meer op de loer te liggen. Nu is het tijd dit onderwerp eens echt aan te pakken en helemaal af te werken. Kortom: om onze toekomst te regelen.
Dat samen te doen met een goed verstaander helpt enorm om de drempel van weerzin te overwinnen en “meters te maken”. Je gaat niet naar een buitenstaander als daar geen dringende aanleiding toe bestaat. Maar die bestaat al!
Een goede relatie van mij raakte op enig moment als zakelijke dienstverlener plotseling uit de running door een tia en had niets geregeld. Teruggekeerd wilde hij nu goed regelen dat zijn echtgenote en zijn kinderen niet met de ”sores” van zijn bedrijf opgezadeld zouden kunnen worden en, omgekeerd, het bedrijf niet met zijn onwetende familieleden. Uiteraard is het zijn wens dat de komende jaren het bedrijf, voor zover mogelijk, aan een goed ingewerkte opvolger wordt verkocht, maar zover is het nog niet en er kan inmiddels van alles gebeuren.
Hij verzocht mij hem bij te staan om zaken nu echt te regelen. We hebben toen samen eerst vastgesteld wie geschikte waarnemers voor het bestuur zouden zijn. Eén voor de holding ( een deskundige vent en goede vriend van de familie) , die het (dividend-) belang van de familie zou dienen te bewaken. En één die het belang van de (goede voortzetting van de) zaak zou bewaken, de voorzitter van de RvC van het bedrijf. Dat kon, gezien hun verschillende en potentieel tegenstrijdige doelen, niet één en dezelfde persoon zijn.
Vervolgens heb ik, voor ieder van de twee vennootschappen, een benoemingsbesluit opgesteld (in lijn met de, meteen nog even op compleetheid en actualiteit gecontroleerde, statuten) waarin deze waarnemers als bestuurder werden aangesteld, “reeds nu voor alsdan”. Tegelijkertijd stelde ik voor mijn cliënt een aanstellingsbrief op voor deze “interimmers” , waarin door hem heel duidelijk werd aangegeven welke doelen met deze aanstelling werden beoogd, zodat daarover geen verwarring zou kunnen ontstaan en werd later van de definitief door hen voor akkoord getekende brief en van de benoemingsbesluiten een exemplaar “voor thuis” gemaakt.
En die werden daar “in het laatje” gelegd, waar ook de overige (financiële) volmachten, de testamenten en de huwelijksvoorwaarden worden bewaard en, in nood, te vinden zijn. Ook die laatste documenten werden via mij nog eens , fiscaal en notarieel, op volledigheid en actualiteit getoetst. Dat bleek allemaal eigenlijk best nog in orde te zijn, maar wel prettig dat nog even vastgesteld te hebben.
Nu we toch bezig waren “pakten we nog even door”, het echtpaar stond samen immers voor nog andere vragen:
Moet het familie-en weekendhuis voor het nageslacht bewaard blijven en hoe regelen we de eigendom voor alle toekomstige kleinkinderen en hoe de omgang ermee? Is een familiestatuut nodig?
Wie neemt de beslissingen over het vermogensbeheer?
Wat doen we, als we beiden niet meer in staat zijn onze wil te bepalen, met onze eigen, fysieke toekomst?
Moest er daarom niet ook een (overig) levenstestament komen? Zo’n document legt de wensen vast voor alle zaken die tijdens wilsonbekwaamheid tijdens het leven opkomen. Zodat de achterblijvers metéén weten wat te doen en, als beide ouders wilsonbekwaam zijn geworden, zij geen onderlinge discussie hoeven te voeren over wat de ouders gedaan of gewild zouden hebben. En welk document hen of één van hen een volmacht geeft om namens hun ouders ook naar de bank en andere instellingen te kunnen handelen.
Om dat in je eentje te doen, dat is zware kost. Samen ging dat veel beter. Ik heb met hen een waslijst van dergelijke mogelijke wensen en besluiten in twee sessies op kantoor van cliënt besproken en de uitkomst ervan vastgelegd:
een heel uitvoerige volmacht (“reeds nu en ook voortdurend bij intredende wilsonbekwaamheid”) aan elkaar en in tweede instantie voor (de oudste en zo verder van) de kinderen,
vastlegging van het gewenste beheerbeleid van het belegd vermogen (zoals op basis van een volmacht uitgevoerd door de family-office) ,
medisch/fysiek: welk gewenst niveau van behuizing en verzorging en een behandelverbod bij uitzichtloosheid en ondraaglijk lijden of, onder specifiek benoemde omstandigheden, ook actieve ingreep inclusief een dementie-paragraaf?
En zo zijn zij snel tot een compleet verhaal gekomen, dat ik vervolgens met de notaris heb opgenomen en in een korte sessie daar is alles toen geformaliseerd.
Dat levenstestament is, samen met alle inlogcodes en wachtwoorden, tot slot toegevoegd aan de inhoud van “het laatje”.
Afgewerkt! Klaar! Alles goed geregeld! De kinderen kunnen hen dankbaar zijn!