De meeste bedrijven – in het navolgende aangeduid als ‘verkoper’ – hanteren bij de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten algemene voorwaarden (AV). In de praktijk zie je met enige regelmaat dat AV door de verkoper niet op de juiste manier worden gebruikt, hetgeen tot gevolg kan hebben dat de AV niet op de met de klant gesloten overeenkomst van toepassing zijn. Dit kan (met name) vervelende gevolgen hebben indien er een geschil ontstaat tussen de verkoper en de klant naar aanleiding van de gesloten overeenkomst. In dat geval kan de verkoper (de gebruiker van de algemene voorwaarden) zich namelijk niet beroepen op de bepalingen uit de AV. Onderstaand zullen kort de belangrijkste regels en tips de revue passeren, die van belang zijn om te bewerkstelligen dat de AV ook daadwerkelijk op te sluiten overeenkomsten met de klant van toepassing zijn.

De hoofdregel is dat de AV vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing moeten worden verklaard. Door het enkele vermelden van de toepasselijkheid zijn deze van toepassing. Echter, de consument of kleine ondernemer die de AV niet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand gesteld heeft gekregen, kan op grond van artikel 6:233 van het Burgerlijk Wetboek een beroep doen op de vernietigbaarheid van de AV, in het geval hij geen kennis heeft kunnen nemen van de inhoud daarvan. De verkoper dient de AV aan (potentiële) (consumenten)klanten ter hand te stellen. Grotere klanten (onder andere ondernemingen met meer dan 50 werknemers) en klanten die niet in Nederland zijn gevestigd, komt deze bevoegdheid overigens niet toe; van hen wordt verwacht dat zij zelf onderzoek doen naar de inhoud van de algemene voorwaarden, voordat zij met de toepasselijkheid daarvan instemmen.

Om echter onnodige discussies over de toepasselijkheid van AV te voorkomen, is het zeer aan te raden de AV in alle gevallen voor of bij het sluiten van de AV aan de klant ter hand te stellen en op de overeenkomst van toepassing te verklaren. In het geval er een geschil ontstaat met een klant, zal immers allereerst moeten worden vastgesteld of de AV ook daadwerkelijk van toepassing zijn. Idealiter tekenen de (potentiële) klanten van de verkoper vóór het sluiten van de overeenkomst voor ontvangst van de AV en het feit dat zij van de inhoud kennis hebben genomen. In dat geval kan de verkoper niet alleen eenvoudig bewijzen dat de AV tijdig en correct aan de klant ter hand zijn gesteld, maar ook dat er wilsovereenstemming bestaat ten aanzien van het feit dat de AV op de overeenkomst van toepassing zijn. Dit is echter niet in alle gevallen haalbaar. Een voorbeeld daarvan is een overeenkomst die via internet of email tot stand komt.

Komt een overeenkomst uitsluitend via email tot stand, dan mogen de AV ook per email aan de (potentiële) klant worden toegestuurd (bijvoorbeeld als PDF-bestand). Bij overeenkomsten die niet uitsluitend via email of internet worden gesloten, maar bijvoorbeeld tevens mondeling (telefonisch) of schriftelijk, volstaat toezending van de AV per email alleen indien de klant daarvoor toestemming heeft gegeven. Zonder deze toestemming zijn de AV niet op juiste wijze verstrekt, zelfs als kan worden aangetoond dat de klant de voorwaarden per e-mail heeft ontvangen.

Webshops maken vaak gebruik van een online ordersysteem, waarbij het voldoende is dat de klant op de website voorafgaand aan het plaatsen van een bestelling kenbaar maakt akkoord te gaan met de AV, bijvoorbeeld door een mogelijkheid waarbij de klant kan ‘aanvinken’ dat hij de algemene voorwaarden heeft gelezen en met de inhoud daarvan akkoord is. De AV moeten in dat geval wel op de website van de verkoper eenvoudig te vinden zijn en door de klant te kunnen worden gedownload.

Het is overigens niet nodig de AV bij iedere opvolgende transactie met eenzelfde klant opnieuw ter hand te stellen. Indien dit voorafgaand aan een eerste bestelling op de juiste wijze is geschied, zijn de AV ook op volgende bestellingen van deze klant van toepassing.

Tot zover de hoofdregels ten aanzien van het gebruik en de toepasselijkheid van AV. In een volgende blog zullen de belangrijkste onderwerpen met betrekking tot de inhoud van AV centraal staan.